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Article R 5 – COMMISSION DE CONTRÔLE

 

Cette commission indépendante du conseil d’administration, composée de deux à six membres (dénommés individuellement contrôleurs) est chargée d’examiner la régularité des opérations suivantes :

a) contrôle par sondage de l’exactitude des sommes saisies en recettes et en dépenses sur la présentation des pièces justificatives correspondantes (support papier et informatique) ;

b) contrôle des biens matériels.

Cette commission exerce également ses contrôles à la Maison de retraite et de repos de la "S.N.E.M.M".

Cette commission est élue par l’assemblée générale ou congrès national pour un mandat de deux ans dans les mêmes conditions que les membres du conseil d’administration.

Après les divers contrôles effectués, elle établit un rapport de ses investigations et donne son appréciation en accordant le « Quitus » au conseil d’administration (ce « Quitus » n’empêche cependant pas d’engager la responsabilité du ou des dirigeants, si une faute de gestion apparaît ultérieurement). Ce rapport est communiqué au Président général au moins huit jours avant la présentation à l’assemblée générale ou congrès ; ce document est annexé au procès verbal de la réunion générale concernée.

 

 

Article R 6 – PUBLICATION PÉRIODIQUE

 

Pour assurer l’information et la communication avec les sociétaires, la "S.N.E.M.M" édite une revue trimestrielle dont le titre est « La Médaille Militaire ».

Le Président général de la "Société" en est le Directeur de la publication.

Un administrateur en assure la gestion et prend le titre de Directeur de la revue.

Le non paiement de la cotisation entraîne, au bout d’une année, la suspension de l’abonnement à la revue.

 

 

Article R 7 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE OU CONGRÈS NATIONAL

 

L’assemblée générale ordinaire est convoquée chaque année (ou désignation congrès national tous les deux ans, lors du renouvellement du conseil d’administration) généralement en fin du deuxième trimestre de l’année civile en cours.

L’assemblée générale peut être présidée par le Président général, assisté du bureau national, si les délégués composant ladite assemblée l’expriment. Dans le cas contraire il faudra procéder à la désignation d’un Président de séance et de son bureau.

Tout délégué national (le délégué de droit ou son suppléant nommément désigné et mandaté, membre du bureau, de la catégorie "titulaire" ; le délégué élu sans condition de catégorie) composant l’assemblée générale doit apposer sa signature sur la feuille de présence.

L’assemblée générale ne délibère que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et les différentes résolutions sont adoptées à la majorité absolue des suffrages exprimés par les délégués présents et représentés.

La convocation à l’assemblée générale ordinaire ou congrès national accompagnée de l’ordre du jour est adressée par voie postale, en lettre simple ou par tout autre moyen informatique, à tous les délégués nationaux au moins un mois avant la date de la réunion.

L’ordre du jour est arrêté par le conseil d’administration :

- Il comprend obligatoirement l’élection aux postes vacants et aux postes cooptés du conseil d’administration, l’élection de la commission de contrôle, l’élection du ou des commissaires aux comptes agissant auprès du siège social, l’examen du rapport moral et d’activité et du rapport financier de l’année civile écoulée, du budget de l’exercice suivant, le montant de la cotisation annuelle, le rapport de la commission de contrôle, le rapport de l’expert comptable, le rapport du ou des commissaires aux comptes ;

- il comprend également l’élection d’administrateurs mandatés par l’assemblée générale ou congrès pour traiter des questions relatives à la réglementation auprès des administrations ou services concernés.

Tout membre de la "S.N.E.M.M" peut proposer l’inscription d’une question à l’ordre du jour à condition d’en saisir le conseil d’administration par lettre recommandée, en joignant un exposé des motifs, pour la fin du premier trimestre de chaque année, après en avoir avisé son Président de sa section locale et son Président d’Union Départementale.

Avant leur examen par l’assemblée générale ou congrès national, les rapports moral et financier et le projet de budget sont diffusés dans la revue « La Médaille Militaire » paraissant avant ladite assemblée ou congrès national. Si des sociétaires désirent recevoir à titre personnel l’ensemble du dossier énuméré ci-dessus, il peut leur être expédié à leurs frais.

 

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Peuvent participer aux votes les délégués nationaux qu’ils soient présents et représentés (maximum dix pouvoirs par délégué en sus du sien) à jour de leur cotisation. Les pouvoirs doivent être adressés aux mandataires assez tôt pour que ceux-ci puissent les transmettre au siège social pour la date de clôture fixée pour l’enregistrement ; pour information une copie est adressée à l’Union Départementale. Un bureau de vote composé d’un Président et d’au moins deux scrutateurs est désigné par l’assemblée générale ordinaire ou congrès national en début de séance. Les votes se déroulent en présence d’un huissier pour l’élection des administrateurs.

Les votes peuvent se dérouler à main levée pour des modes d’expressions simples en dehors des nominations personnelles.

Les résultats de tous les votes intervenus au cours des débats figurent au procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire ou congrès national.

Pour délibérer valablement, l’assemblée générale ordinaire doit être composée d’un nombre de délégués présents et représentés réunissant un nombre de voix au moins égal à dix pour cent des délégués nationaux inscrits au siège social ; l’effectif pris en compte sera celui présentant la valeur arrondie inférieure (exemple du résultat compris après calcul = 20,01 ou 20,99 ; il sera retenu la valeur de 20).

 

 

Article R 8 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

 

L’assemblée générale extraordinaire est convoquée :

a) soit à la demande de la majorité absolue (moitié plus un) des membres du conseil d’administration ;

b) soit à la demande du quart des délégués nationaux ;

c) pour la modification des statuts ;

d) la dissolution, la fusion, la scission, la transformation de la "Société".

L’assemblée générale extraordinaire convoquée dans le cadre des alinéas « c et d » du présent article, doit être composée de la moitié plus un des délégués nationaux présents et représentés ; les décisions ne peuvent être votées qu’à la majorité qualifiée des 2/3 des délégués présents et représentés.

La composition du bureau de cette assemblée est identique à l’article R 7 du présent règlement.

Tout délégué national composant l’assemblée générale extraordinaire doit apposer sa signature sur la feuille de présence.

Pour délibérer valablement, l’assemblée générale extraordinaire (sauf pour les alinéas « c et d ») doit être composée d’un nombre de délégués présents et représentés réunissant un nombre de voix au moins égal à dix pour cent des délégués nationaux inscrits au siège social après homologation des Unions Départementales.

 

 

Article R 9 – ORGANISATION FINANCIÈRE

 

R 9.1 – Budget général

 

Chaque année, dans le dernier trimestre de l’année civile en cours, le conseil d’administration examine le budget prévisionnel présenté par le Trésorier général pour l’année civile à venir. Ce budget est présenté à l’approbation de l’assemblée générale ou congrès.

Aucune dépense non prévue au budget, ne peut être engagée sans une délibération du conseil d’administration.

 

R 9.2 – Budget des recettes

 

Le budget des recettes de la "S.N.E.M.M" se compose :

a) du revenu de ses biens, à l’exception de la fraction prévue au 5ème alinéa de l’article 20 des statuts ;

b) des cotisations qui sont exigibles impérativement dans le premier trimestre de l’année civile en cours, sans frais pour la "Société" et des souscriptions de ses membres ;

c) des subventions de l’État, des collectivités territoriales et locales (des contrôles peuvent être effectués par l’organisme qui accorde la subvention, les Chambres Régionales des Comptes, l’inspection générale des finances) ;

d) des aides accordées par des établissements privés ;

e) du produit des libéralités (le Président général nomme un responsable chargé de l’administration de ces libéralités. Au cours des différents actes ou procédures il agit par délégation de l’autorité qui l’a nommé) qui sont :

- les dons par un acte authentique devant notaire ;

- les legs, réalisés par testament ;

 

 

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f) des dons manuels (donation faite de la main à la main, en espèces ou par chèque, sans passer par un notaire) ;

g) des ressources créées à titre exceptionnel et s’il y a lieu, avec l’agrément de l’autorité compétente (quêtes, conférences, tombola, loteries, lotos, spectacles divers, ventes de bienfaisance et de charité, anniversaire de la "Société" et de ses structures) ;

h) du produit des ventes et des rétributions pour service rendu ;

i) de la quote-part des profits des manifestations diverses réalisées par les structures.

 

 

R 9.3 – Budget des dépenses

 

Les dépenses de la "S.N.E.M.M" sont classées en deux catégories, la première prélevée sur l’avoir social et les ressources annuelles et la seconde prélevée sur les dotations.

 

R 9.3.1 – Prélèvements sur l’avoir social et les ressources annuelles

 

Les prélèvements sur l’avoir social et les ressources annuelles comprennent :

a) les fonctionnements des services de la "Société" ;

b) la rétribution du personnel salarié, le défraiement des administrateurs ou des sociétaires mandatés pour une mission précise ;

c) les frais de gestion et d’entretien des locaux ainsi que l’achat de mobilier, de matériel bureautique, les frais de maintenance de tous ordres, les fournitures ;

d) les dépenses requises pour la mise en oeuvre des moyens d’actions prévus à l’article 2 des statuts ;

e) la participation financière au budget de fonctionnement des Unions Départementales ;

f) les achats des produits de la "S.N.E.M.M" (exemple : bimbeloterie) ;

g) les frais d’organisation de manifestations diverses ;

h) des participations à des actions d’intérêt général.

 

R 9.3.2 – Prélèvements sur les dotations

 

Ces dépenses comprennent :

- toutes les dépenses ayant pour objet l’entraide.

 

 

Article R 10 – DISSOLUTION ET LIQUIDATION DE LA S.N.E.M.M

 

En cas de dissolution et de liquidation de la "Société", les dispositions des articles 23 et 24 des statuts sont appliquées.

 

 

Article R 11 – LE PERSONNEL SALARIÉ

 

Le Président général est autorisé par décision du conseil d’administration, pour assurer le bon fonctionnement de la "Société", à employer du personnel salarié dont il fixe le contrat et le traitement. L’ensemble du personnel est placé sous la direction d’un chef de service ou d’un administrateur mandaté par le conseil d’administration.

 

 

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CHAPITRE II

 

ORGANISATION TERRITORIALE

 

UNION DÉPARTEMENTALE ; SECTION LOCALE ;

 

COMITÉ LOCAL DES DAMES D’ENTRAIDE

 

 

Article R 12 – RÔLE DES UNIONS DÉPARTEMENTALES ET DES SECTIONS LOCALES

 

Afin de favoriser l’entraide, le recrutement, l’esprit de solidarité, la cohésion de la "S.N.E.M.M" et de pouvoir remplir son rôle déclaré de « Reconnaissance d’Utilité Publique », la "Société" est articulée en structures toutes dépendantes de la Société Nationale d’Entraide de la Médaille Militaire, que sont les "Unions Départementales, les Sections Locales et les Comités Locaux des Dames d’Entraide". Ces structures sont administrées par un comité ou un conseil, comme stipulé à l’article R 18.

Le rôle des bureaux des structures départementales et locales, sous l’impulsion de leurs Présidents, est de réaliser à leur niveau avec la plus grande initiative l’atteinte des buts de la "S.N.E.M.M" définis par les statuts dans son article premier, de mettre en oeuvre les décisions et les orientations du conseil d’administration.

 

 

Article R 13 – CONSTITUTIONS, DISSOLUTION, FUSION, DISSENSION, POSITION JURIDIQUE, COMMISSION DE CONTRÔLE, COMMISSION DE VOTE

 

R 13.1 – Union Départementale

L’Union Départementale (dénommée dans les articles U.D) est constituée de l’ensemble des Sections Locales de la Médaille Militaire d’un même département. Les dites sections conservent néanmoins leur autonomie administrative et financière au sein de "l’UD".

La désignation de la structure sera pour toutes correspondances officielles :

- SNEMM / UD ….. (suivie du numéro du département).

 

R 13.2 – Section Locale

 

Les Sections locales (dénommées dans les articles S.L) reçoivent un numéro dans l’ordre chronologique de leur création. Elles sont désignées sous le nom de la ville, l’aire géographique, du canton, de l’établissement de la défense nationale, de la Maison de retraite et de repos des médaillés militaires. Pour les villes découpées en arrondissements, il ne sera constitué qu’une seule section locale.

La désignation de la structure sera pour toutes correspondances officielles :

- SNEMM / Section …… (suivie de son numéro d’identification et de son lieu d’implantation).

 

Une "S.L " doit compter à sa création un effectif minimum de vingt sociétaires, toutes catégories confondues.

Au sein d’une section et en fonction de ses effectifs, il peut être créé un Comité Local de Dames d’Entraide (dénommé dans les articles C.L.D.E) dont le nombre d’adhérentes ne devra pas être inférieur à six.

La désignation du "C.L.D.E" sera pour toutes correspondances officielles :

- SNEMM / CLDE de la section …… (suivie du numéro d’identification et de son lieu d’implantation).

 

 

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Tout membre d’une section peut en s’adressant à son Président, demander sa mutation pour une autre section, qu’elle soit dans le département, hors de celui-ci, ou se déclarer en "isolé" (siège social). La demande ne peut-être refusée et la cotisation annuelle reste à la section quittée.

Les sections implantées dans un établissement de la défense nationale ont l’obligation, outre le respect des statuts et du règlement de la "Société", de rédiger un additif qui devra comporter l’avis du chef de corps ; ce document sera transmis au siège social.

 

R 13.3 – Déclaration officielle

 

Lors de leur constitution les "Unions et les Sections" qui ont été approuvées par le conseil d’administration, n’ont aucune déclaration officielle à faire auprès des autorités administratives du département (préfecture, sous-préfecture). Les notifications sont faites par le siège social de la "Société" auprès de la préfecture dont dépend ledit siège (Paris). Cette même procédure est applicable aux comités locaux des dames d’entraide.

 

R 13.4 – Domiciliation du siège local

 

Les sièges de "l’U.D et de la S.L " sont établis sur le lieu géographique de la structure concernée, soit dans des locaux communs (Hôtel de ville, Maison du combattant, salle municipale), privés (de préférence au domicile du Président en exercice) ou dans un établissement de la Défense nationale. Les lieux publics (café, hôtel, salle de jeux) sont prohibés.

 

R 13.5 - Fusion

 

Une "S.L " qui rencontre des difficultés de gestion ou autres peut demander à fusionner avec une autre section, cette procédure doit être présentée en assemblée générale extraordinaire conformément à l’article R 16 du présent règlement. En cas d’approbation par ladite assemblée et la décision du conseil d’administration de la "Société", cette section perd toute existence légale.

 

R 13.6 – Dissolution

 

La dissolution de l’une des structures de la "S.N.E.M.M" ne peut être prononcée officiellement que par le conseil d’administration de la "Société".

La dissolution entraîne l’envoi au siège social, de toutes les archives, des documents comptables et des fonds. En ce qui concerne les emblèmes se reporter à l’article R 26 du présent règlement.

L’assemblée générale extraordinaire traitant de la dissolution devra se tenir impérativement en présence d’un membre du bureau national et d’au moins un administrateur.

 

R 13.7 – Dissension

 

En cas d’une dissension grave au sein de l’une des structures de la "S.N.E.M.M", le conseil d’administration de la "Société", peut de sa propre initiative ou sur la demande du comité ou du conseil d’entraide de la structure concernée, provoquer une assemblée générale extraordinaire. Cette réunion générale est présidée par un membre du bureau national, assisté d’au moins un administrateur. En fonction de la conclusion prise au cours de cette assemblée, le conseil d’administration se prononcera par une décision appropriée.

 

R 13.8 – Position juridique

 

Au plan juridique, les structures de la "Société" sont des établissements secondaires et ne peuvent ester en justice, ni exercer un droit de réponse en lieu et place du siège social, elles ne possèdent pas la personnalité morale.

 

 

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R 13.9 – Commission de contrôle

 

Dans les structures territoriales, une commission de contrôle composée de deux à six membres, indépendante des comités constitués, a le même mandat et les mêmes attributions que la commission nationale, cependant son action se limite à sa structure. Cette commission est élue à bulletin secret majoritaire à un tour et s’il y a lieu à la majorité relative au second tour.

Après les diverses vérifications effectuées, la commission de contrôle établit un rapport de ses investigations et donne son appréciation en accordant le « Quitus » aux comités des structures concernées (ce quitus n’empêche cependant pas d’engager la responsabilité du ou des dirigeants, si une faute de gestion apparaît ultérieurement). Ce rapport est communiqué au Président intéressé, au moins huit jours avant la présentation à l’assemblée générale ordinaire (ou extraordinaire) ou congrès ; ce document est annexé au procès verbal de la réunion générale concernée.

 

R 13.10 – Commission de vote

 

Pour tous les votes à bulletin secret à "l’U.D ", à la "S.L" au "C.L.D.E", une commission de vote d’au moins deux membres est constituée sur décision du Président de la structure concernée. Les membres établissent le procès verbal des scrutins et le paraphe.

 

 

Article R 14 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

 

R 14.1 - Généralités

 

L’assemblée générale est convoquée par le Président, au moins trois semaines avant la date de la réunion. Elle se réunit annuellement en séance ordinaire dans le premier trimestre de l’année. Les délibérations concernent l’année civile échue (1er janvier au 31 décembre).

Pour montrer l’attachement qu’ils portent à leur décoration, les membres titulaires arborent leur décoration (le modèle "ordonnance" de la Médaille Militaire), pendant toute la durée des débats, d’autant plus que le drapeau est disposé en bonne place.

L’ordre du jour est fixé par le Président et par :

a) Le comité de "l’U.D" pour le département ;

b) Le comité de la "S.L" ;

c) Le conseil d’entraide pour le "C.L.D.E".

Tout membre composant l’assemblée générale ordinaire doit apposer sa signature sur la feuille de présence.

Toutes les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages.

Les votes peuvent se dérouler à main levée pour des modes d’expressions simples en dehors des nominations personnelles.

Le dépouillement des votes est effectué par une commission (un Président et au moins deux scrutateurs) désignée parmi les sociétaires à jour des cotisations. Il est dressé un procès verbal du dépouillement.

L’approbation des décisions soumises à l’assemblée générale ordinaire est acquise au vote majoritaire (moitié des voix plus une).

Pour délibérer valablement, l’assemblée générale ordinaire doit être composée d’un nombre de sociétaires présents et représentés réunissant un nombre de voix au moins égal au quart des adhérents inscrits au contrôle nominatif du collège concerné (section ou comité local) ; l’effectif pris en compte sera celui présentant la valeur arrondie inférieure (exemple du résultat compris après calcul = 20,01 ou 20,99 ; il sera retenu la valeur de 20).

 

 

 

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R 14.2 – Union Départementale

 

Au niveau du département l’assemblée générale prend le terme de congrès ; il est conseillé qu’il se tienne annuellement afin de maintenir une cohésion de l’ensemble des structures territoriales. Ce congrès peut être le prétexte de la fête de l’ensemble des Sections Locales du département.

Le département ne peut tenir une assemblée générale de l’ensemble des sociétaires des Sections Locales, ceux-ci étant inscrits sur les contrôles nominatifs des sections et non sur celui de "l’U.D".

L’organisation matérielle du congrès est confiée à une Section Locale.

Lors du congrès, tous les sociétaires peuvent délibérer sur tout sujet se rapportant à la "Société" et à l’Union Départementale".

Les délibérations peuvent être sanctionnées par un vote des délégués des "S.L" présents et représentés composant le comité de l’Union Départementale.

 

R 14.3 – Section Locale

 

Tout sociétaire à jour de ses cotisations, participe avec voix délibérative et appose sa signature sur la feuille de présence ; cette dernière est archivée ou transcrite dans le procès verbal de l’assemblée générale.

De façon à faciliter le vote par procuration, la convocation est accompagnée d’un modèle de pouvoir à compléter. En raison d’éventuelles candidatures spontanées, le vote par correspondance n’est pas autorisé.

Un sociétaire ne peut détenir plus de cinq pouvoirs (toutes catégories confondues) en sus du sien. En cas de pouvoirs non nominatifs, ceux-ci sont répartis entre les sociétaires présents sous la responsabilité du Secrétaire et le contrôle des membres du bureau de vote. Dans le cas d’un dépassement de pouvoirs par un mandataire, le sociétaire représenté doit mentionner sur sa procuration qu’il autorise une tierce personne (sociétaire) à se substituer à la désignation initiale.

Les sociétaires appartenant à d’autres Sections Locales, peuvent assister à l’assemblée générale, sauf si celle-ci se prononce pour un débat à huis clos. Sur autorisation du Président de séance, ils peuvent participer aux délibérations mais ils n’ont pas le droit de vote.

 

R 14.4 – Comité Local des Dames d’Entraide

 

Les règles mentionnées dans l’article ci-dessus sont applicables au comité local des dames d’entraide, sauf que les pouvoirs sont uniquement de la même catégorie de sociétaire en ce qui concerne leur assemblée générale spécifique.

 

 

Article R 15 – ATTRIBUTIONS DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

 

R 15.1 – Union Départementale

 

Le congrès (assemblée générale) départemental se prononce principalement sur :

a) la présentation du rapport moral et du bilan des activités ;

b) la présentation de la situation financière, le budget prévisionnel ;

c) la désignation du lieu du prochain congrès départemental et de la section organisatrice ;

d) les questions diverses et les souhaits émis.

Il pourvoit à l’élection de la commission de contrôle dans le cadre du calendrier de l’échéance du mandat des contrôleurs.

 

 

 

 

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R 15.2 – Section Locale

 

L’assemblée générale ordinaire gère par ses débats la vie de la "S.L" et celle du "C.L.D.E" ; elle se prononce annuellement par des votes sur :

a) le rapport moral ;

b) le bilan des activités ;

c) la gestion financière ;

d) le budget prévisionnel.

Elle pourvoit au renouvellement des membres du comité de section, du conseil d’entraide et de la commission de contrôle dans le cadre du calendrier des échéances des mandats.

Elle procède à l’élection :

a) d’un délégué élu au plan national (assemblées et congrès) pour un mandat de deux ans, renouvelable ;

b) d’un délégué élu au niveau départemental pour siéger au comité de l’union pour un mandat de deux ans, renouvelable (il est dénommé délégué "départemental"). Cette dernière fonction peut être cumulée avec la précédente.

Elle peut émettre des propositions qui seront transmises à "l’U.D".

 

 

Article R 16 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

 

Une assemblée générale extraordinaire peut se tenir pour délibérer sur l’ordre du jour de l’assemblée générale ou congrès de la "S.N.E.M.M", afin que les sociétaires par l’intermédiaire de leurs délégués nationaux puissent s’exprimer.

L’assemblée générale extraordinaire ayant pout objet la dissolution (en plus pour une "S.L" une fusion avec une autre section) doit être composée :

a) de la majorité de délégués départementaux pour une Union Départementale ;

b) de la majorité des sociétaires pour une section locale.

Les décisions sont prises par un vote à bulletin secret à la majorité qualifiée des 2/3 des votants.

 

 

Article R 17 – PROCÈS VERBAUX DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

 

Il est établi un procès verbal de chaque assemblée générale, ce document est signé du Président, du Secrétaire et d’un membre du comité ou du conseil d’entraide de la structure concernée. Le procès verbal est expédié au siège social au plus tard un mois après la tenue de l’assemblée.

Ce document est archivé, il peut être consulté, sur simple demande, par les sociétaires.

 

 

Article R 18 – LES COMITÉS, LE CONSEIL D’ENTRAIDE

 

R 18.1 – Comité de l’Union Départementale

 

L’Union Départementale est administrée par un comité de "l’Union", composé de délégués départementaux représentant les Sections Locales. La répartition est la suivante :

a) le délégué de droit (Président de la section locale) pendant toute la durée de son mandat de Président, ou à défaut une représentation temporaire et mandatée d’un membre du bureau de la catégorie membre titulaire (celui-ci ne peut se présenter à une fonction au sein du comité de "l’Union") ;

b) le délégué élu par l’assemblée générale de sa Section Locale, pour un mandat de deux ans renouvelable, il n’a pas de suppléant, mais il peut donner son pouvoir au délégué de droit de sa "S.L".

L’effectif des membres du comité de "l’Union" est en rapport avec le nombre des Sections Locales composant "l’U.D", soit = X sections locales x 2 délégués = "n" membres.

 

 

 

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R 18.2 – Comité d’une Section Locale

 

La Section Locale est administrée par un comité de section élu par l’assemblée générale parmi les sociétaires à jour des cotisations.

L’effectif composant le comité ne devra pas être supérieur à seize membres, il sera composé des trois-quarts au moins des membres titulaires.

Les militaires en activité de service peuvent être élus au comité et y assumer des fonctions ; toutefois, ils doivent se conformer au statut général des militaires.

Les membres sont élus à bulletin secret et au suffrage majoritaire à un tour et s’il y a lieu à la majorité relative au second tour.

La durée des mandats des membres est fixée à quatre ans. Le renouvellement du comité de section a lieu par moitié tous les deux ans ; les membres sortants sont rééligibles.

Lors de la constitution du comité et en cas de renouvellement complet, un tirage au sort détermine l’ordre dans lequel ses membres seront soumis à réélection.

Dans l’hypothèse où le nombre des candidats est égal ou inférieur au nombre de postes à pourvoir, le Président de séance peut faire procéder au vote à bulletin secret ou déclarer les candidats élus.

Dans le cas où les candidats obtiendraient un nombre égal de suffrages, le vote est acquis au bénéfice du candidat le plus jeune, sauf désistement de celui-ci.

Dans le cas d’une égalité de suffrages entre un membre titulaire et un membre d’une autre catégorie, l’élection sera prononcée au profit du candidat le plus jeune, à condition que sa désignation ne dépasse pas le quart autorisé des membres non titulaires, à moins d’un désistement.

En cas de vacance au sein du comité, celui-ci pourvoit provisoirement par cooptation au remplacement de ses membres pour la durée du mandat restant à courir. Si la nomination faite par le comité n’était pas ratifiée par l’assemblée générale, les délibérations prises avec la participation de ce membre et les actes qu’il aurait accomplis n’en seraient pas moins valables.

 

R 18.3 – Conseil d’entraide du Comité Local des Dames d’Entraide

 

Les mêmes règles du comité de section sont applicables au conseil d’entraide ; toutefois l’effectif composé de dames d’entraide ne devra pas être supérieur à six membres.

 

R 18.4 – Élections hors échéance du calendrier

 

Dans l’hypothèse, où les élections pour les comités et le conseil d’entraide se situent au-delà de l’échéance du calendrier, quelle qu’en soit la raison, le mandat de la série sortante est prorogé jusqu’à celles-ci.

Dans le cas ou une série aurait été élue avec retard, quelle qu’en soit la raison, le mandat de cette série est limité à la durée du mandat restant à couvrir.

 

R 18.5 – Démission d’un membre d’un comité et du conseil d’entraide

 

Un membre d’un comité d’une structure ou du conseil d’entraide qui désire démissionner, doit le faire par courrier et l’adresser au Président concerné. Cette correspondance est archivée.

 

R 18.6 – Cas des porte-emblèmes

 

Les porte-drapeaux et porte-fanions (comité local des dames d’entraide) participent à l’activité des comités et du conseil uniquement avec voix consultative dans le cas où ils ne sont pas des membres élus des comités et du conseil.

 

 

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R 18.7 - Convocations

 

Le comité d’une structure de la "S.N.E.M.M" se réunit sur convocation de son Président ou de la Vice-présidente du conseil d’entraide (C.L.D.E), au moins deux fois au cours de l’année civile. Pour "l’U.D", le congrès départemental peut tenir lieu de convocation aux membres du comité de "l’Union".

Les convocations doivent être envoyées au moins huit jours avant la date prévue de la réunion.

Tout membre d’un comité ou du conseil d’entraide étant absent à deux réunions consécutives sans raison jugée valable, ou n’y aura assisté que momentanément pour un motif irrecevable, sera suspendu de ses fonctions par ledit comité ou conseil d’entraide. L’intéressé est appelé à fournir par écrit ses explications, il sera rendu compte de la décision à la prochaine assemblée générale (ou congrès).

Le comité et le conseil d’entraide peuvent également être convoqués à la demande :

a) du quart au moins des membres composants le comité ou le conseil d’entraide ;

b) de la commission de contrôle ;

c) du conseil d’administration de la "Société".

 

R 18.8 – Ordre du jour

 

L’ordre du jour est arrêté par le Président de la structure concernée ou de la Vice-présidente du conseil d’entraide (comité local des dames d’entraide), ou les auteurs de la convocation (article R 19.6).

Toute question dont l’examen est demandé au moins cinq jours avant la date de la réunion, par au moins le quart des membres du comité ou du conseil d’entraide, doit venir en complément de l’ordre du jour.

Est considérée comme nulles toutes décisions prises dans une réunion qui n’a pas fait l’objet d’une convocation régulière.

Un procès verbal est établi à l’issue de chaque réunion.

 

R 18.9 – Quorum ; vote ; majorité

 

Chaque membre d’un comité ou du conseil d’entraide ne peut détenir plus d’un pouvoir en sus du sien.

Le vote par correspondance n’est pas autorisé.

La présence au moins du tiers des membres du comité ou du conseil d’entraide est nécessaire pour la légitimité des délibérations.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés. En cas de partage des voix, celle du Président ou de la Vice-présidente du conseil d’entraide (pour le conseil, en cas d’absence du Président) est prépondérante.

 

R 18.10 - Attributions

 

Le comité de la structure et le conseil d’entraide procèdent à :

a) l’élection du Président (Vice-présidente pour le conseil d’entraide), puis du bureau ;

b) l’approbation du bilan financier avant sa présentation à l’assemblée générale ou congrès ;

c) l’adoption du budget prévisionnel ;

d) l’approbation du rapport moral avant sa présentation à l’assemblée générale ou congrès ;

e) l’approbation du bilan des activités ;

f) l’adoption des activités prévisionnelles.

Le comité et le conseil d’entraide peuvent décider de la création de commissions ayant pour but de se spécifier dans des domaines particuliers (manifestations festives, oeuvres sociales, etc ...).

Le comité et le conseil d’entraide peuvent déléguer aux bureaux respectifs les pouvoirs qu’ils détiennent des statuts et du présent règlement.

 

 

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