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Article R 19 – ÉLECTION, COMPOSITION DES BUREAUX DES "U.D", DES "S.L" ET DES "C.L.D.E"

 

 

R 19.1 - Généralités

 

Les "U.D", les "S.L" et les "C.L.D.E" sont administrés par un bureau composé :

a) d’un Président et de Vice-présidents (membres titulaires) ;

b) d’un Secrétaire et d’un Trésorier, éventuellement d’adjoints, (toutes catégories de membres).

Le bureau du comité local des dames d’entraide d’une Section Locale est composé de dames d’entraide (se reporter à l’article R 18.6 du présent règlement).

L’ensemble des membres composants les différents bureaux, sont issus :

a) du comité de "l’Union" pour les Unions Départementales ;

b) du comité de section pour les Sections Locales ;

c) du conseil d’entraide pour le comité local des dames d’entraide.

L’ensemble des mandats est de deux ans renouvelable.

Les membres des bureaux sont élus par les comités des structures respectives et le conseil d’entraide pour le comité local des dames d’entraide à chaque renouvellement desdits comités ou du conseil d’entraide. Les votes se déroulent à bulletin secret à la majorité absolue des suffrages et s’il y a lieu au second tour à la majorité relative.

Les membres sortants des bureaux territoriaux restent en fonction jusqu’à la prise de charge effective des nouveaux titulaires.

 

R 19.2 – Destitution du bureau et démission d’un membre

 

Les membres du bureau peuvent être démis de leurs fonctions, en totalité ou partiellement, par les membres des comités respectifs et du conseil d’entraide. Cette procédure devra être demandée par écrit par au moins la majorité des membres du comité concerné ou du conseil d’entraide.

Tout membre d’un bureau démissionnant de sa fonction, tout en voulant rester dans son comité ou conseil, doit adresser une lettre au Président ou au Secrétaire selon le cas ; Il peut s’il le désire démissionner de toute représentativité .Cette correspondance sera archivée.

Dans le cas d’un Président, sa carte de fonction devra être retournée au siège social.

Le démissionnaire ne pourra recevoir l’honorariat de sa fonction, sauf dérogation de l’article R 34.3.2 du présent règlement.

 

R 19.3 – Candidatures pour le bureau

 

Les postulants à une fonction au bureau de direction de "l’U.D", de la "S.L", du "C.L.D.E", doivent déposer leurs candidatures par simple lettre auprès du Secrétaire de la structure intéressée. La date du dépôt de candidature est fixée par le bureau concerné.

 

R 19.4 – Bureau de l’Union Départementale

 

Le département est dirigé par un bureau de direction dont l’effectif ne doit pas excéder sept membres, comprenant un à deux Vice-présidents (membres titulaires), l’un de ceux-ci porte le titre de premier Vice-président.

 

R 19.5 – Bureau de la Section locale

 

La "S.L" est dirigée par un bureau dont l’effectif ne doit pas excéder cinq membres, dont un à deux Vice-présidents (membres titulaires), l’un de ceux-ci porte le titre de premier Vice-président.

 

 

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R 19.6 – Bureau du comité local des dames d’entraide

 

Le bureau est issu du conseil d’entraide, il est composé d’une Vice-présidente et d’une secrétaire. Le Président et le Trésorier de la "S.L" sont membres de droit.

 

R 19.7 – Les attributions des membres du bureau

 

R 19.7.1 – Présidents des structures départementales et locales

 

Les Président des "U.D" et des "S.L" sont, sauf devant la justice, les représentants locaux des structures (établissements secondaires) de la "Société".

Ils sont responsables de la mise en oeuvre des décisions du conseil d’administration qu’ils représentent auprès des sociétaires et des autorités départementales et locales ; en complément le Président de l’Union Départementale à une fonction indispensable d’animateur, de coordinateur et de médiateur sur l’ensemble des Sections Locales.

Les Présidents veillent notamment :

a) au bon fonctionnement de leurs structures, dont ils orientent l’activité conformément aux dispositions des statuts et du présent règlement ;

b) à l’utilisation des fonds détenus par leurs structures et à l’engagement des dépenses ;

c) à l’amélioration des mesures qui peuvent perfectionner le fonctionnement de la "Société ;

d) à l’ordonnancement et à la discipline des manifestations organisées.

Ils sont les intermédiaires de leurs structures auprès du siège social et des autorités départementales et locales.

Ils transmettent les informations au siège social.

Ils veillent à ce que leurs structures soient invitées aux cérémonies officielles et placées au rang de préséance qui revient à la Médaille Militaire.

Ils coordonnent les diverses aides susceptibles d’être apportées aux sociétaires.

Ils fixent les dates et président l’ensemble des réunions liées à leurs structures.

Ils authentifient tous les actes et documents intervenant au sein de leurs structures.

Ils informent le siège social des mouvements des sociétaires ou des sections locales.

Ils organisent les opérations de vote au sein de leurs structures.

Ils détiennent la prérogative de la rédaction du rapport moral.

Dans le cadre d’une éventuelle activité complémentaire au sein du bureau, ils ne peuvent exercer la fonction de Trésorier titulaire ou d’adjoint.

 

R 19.7.2 – Vice-présidents des structures départementales, locales et du Comité Local des Dames d’Entraide

 

Les Vice-présidents secondent le Président de la structure concernée ; ils peuvent recevoir délégation de celui-ci. En cas d’empêchement du Président, le premier Vice-président le remplace avec les mêmes pouvoirs.

La Vice-présidente du Comité Local des Dames d’Entraide, au sein de son entité, seconde le Président de sa Section Locale, elle peut recevoir délégation de ce dernier.

En cas de démission ou de décès du Président, le premier Vice-président (à défaut dans la hiérarchie décroissante de la fonction) convoque le comité de la structure concernée dans le plus bref délai pour pourvoir à son remplacement.

 

R 19.7.3 – Secrétaires des structures départementales, locales et du Comité Local des Dames d’Entraide

 

Les Secrétaires sont chargés de la correspondance courante et des fonctions que leur confient les Présidents.

Ils tiennent à jour les fichiers de leurs structures respectives.

Ils sont chargés des convocations et de la préparation des votes.

Ils sont responsables de la rédaction des différents procès verbaux.

Ils soumettent le rapport moral et le bilan des activités.

Ils conservent en archives tous les documents administratifs et les différentes correspondances liées à l’existence de la structure concernée.

Les Secrétaires peuvent être secondés par un adjoint.

 

 

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R 19.7.4 – Trésoriers des structures départementales et locales

 

Les Trésoriers tiennent la caisse des structures concernées et la comptabilité des fonds en dépôt permis par le siège social.

Ils tiennent à jour la tenue des inventaires matériels.

Ils collectent les cotisations.

Ils assurent le recouvrement des sommes dues.

Ils présentent à leurs structures lors des assemblées (ou congrès), en fin d’exercice comptable (année civile), le bilan financier.

Ils présentent, dans les mêmes conditions citées précédemment, le budget prévisionnel de l’année civile à venir.

Ils présentent à la commission de contrôle les documents financiers et matériels.

Ils conservent en archives tous les documents financiers.

Les Trésoriers peuvent être secondés par un adjoint.

La fonction de Trésorier est incompatible avec celle de Président.

 

R 19.7.5 – Réunion du bureau

 

Le bureau de la structure concernée se réunit aussi souvent que nécessaire à l’initiative de son Président (ou la Vice-présidente pour le conseil d’entraide). La communication préalable d’un ordre du jour n’est pas obligatoire.

 

 

Article R 20 – ORGANISATION FINANCIÈRE DÉPARTEMENTALE ET LOCALE

 

R 20.1 – Fonds de roulement

 

Les structures sont dépositaires de moyens financiers du siège social dits « fonds de roulement ». Le Trésorier en est responsable et en tient la comptabilité.

La somme maximum en espèces de la petite caisse détenue par le Trésorier est fixée par le comité de la structure concernée.

Les autres fonds sont déposés sur un compte bancaire, ouvert avec l’autorisation du Trésorier général de la "Société".

L’ensemble des fonds et des matériels détenus par les structures, entrant dans les comptes consolidés de la "S.N.E.MM", sont incorporés dans le patrimoine de la "Société".

 

R 20.2 - Recettes

 

Les recettes proviennent de diverses sources :

a) de la participation financière du siège social au profit du budget de fonctionnement des "U.D" ;

b) de la quote-part accordée par le siège social sur les cotisations annuelles des sociétaires au profit des "S.L" ;

c) des dons manuels (donation faite de la main à la main, en espèces ou par chèque, sans passer par un notaire) ;

d) des subventions (des contrôles peuvent être effectués par l’organisme qui accorde la subvention, les Chambres Régionales des Comptes, l’inspection générale des finances) ;

e) des produits financiers ;

f) du 1/3 des recettes des actions entreprises au profit de l’entraide (ventes de bienfaisance, quêtes, etc ...) ;

g) des 2/3 des recettes réalisées au cours des manifestations festives ayant une visée sociale ;

h) de la vente des produits de la "Société" ;

i) de toutes recettes non interdites par la loi.

 

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R 20.3 – Dépenses

 

Les dépenses proviennent :

a) des frais généraux de gestion (affranchissement postal, téléphone, électricité, loyer, assurances, informatique et bureautique, etc ...) ;

b) des frais des manifestations patriotiques et associatives ;

c) des frais médiatiques (expositions, conférences, articles de presse, bulletin de liaison, etc ...) ;

d) des frais divers (sonorisation, plaques souvenir, gerbes mortuaires, etc ...) ;

e) des frais d’achat des produits de la "S.N.E.M.M" ;

f) des frais de représentation (déplacements, hébergement, etc ...) ;

g) de la quote-part des cotisations revenant au "Siège" ;

h) des participations à des actions d’intérêt général.

 

R 20.4 – Indemnisation des frais de représentation

 

Tout délégué, membre d’un comité d’une des structures ou du conseil d’entraide, porte-drapeau et porte-fanion désignés pour représenter "officiellement" son entité, peut prétendre éventuellement au défraiement total ou partiel des dépenses occasionnées pour :

- le transport ; le déjeuner, le dîner et l’hébergement.

Cette participation aux frais fait impérativement l’objet d’un ordre du jour et d’un vote à bulletin secret à la majorité absolue. Les défraiements accordés devront avant tout tenir compte des possibilités financières de la structure.

 

 

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